Mit mobiler Auftragserfassung und automatisierter Lieferscheinerstellung hat der Oldenburger Metallveredeler Pentz & Gerdes GmbH & Co. KG seinem Warenein- und -ausgang zu deutlich mehr Effizienz verholfen. Gemeinsam mit der Softec GmbH optimierte das Unternehmen die bisherigen Abläufe – mit überzeugenden Ergebnissen.
Auslöser für die Umstellung war die Erkenntnis der Unternehmensleitung, in fast allen Geschäftsprozessen gut aufgestellt zu sein, bis auf den Warenein- und -ausgang. Die Abläufe in der Auftragsverwaltung, Produktionsvorbereitung und -steuerung sowie Abrechnung sind laut Carsten Lauterfeld, Leiter Logistik bei Pentz & Gerdes, effizient. Seiner Aussage zufolge arbeitet das Unternehmen hier seit langem mit einer speziellen Galvanik-Unternehmenssoftware, mit der die Prozesse, Geschäftsvorfälle, Verfahren und Anlagen optimal abgebildet und geplant werden können. Pentz & Gerdes hat seit 1999 die auf die Oberflächenveredelungsbranche spezialisierte ERP-Software OMNITEC aus dem Hause Softec im Einsatz.
Kurzfristige Umplanungen ihrer Kunden führten bei Pentz & Gerdes immer wieder dazu, dass die Ware auf dem Lkw nur bedingt zu den Anlieferpapieren passte. Bei neuen Anlieferungen gingen Mitarbeiter deshalb auf den Hof, schrieben die Auftragsdaten von den Etiketten der Gitterboxen ab und gaben sie neu in OMNITEC ein. Das händische Erfassen der Auftragsdaten hat die Mitarbeiter des Beschichters zu viel Zeit gekostet. Zeit, die in der Fertigung letztendlich wieder aufgeholt werden musste – und das sollte geändert werden, wie Carsten Lauterfeld die Entscheidung begründet.
Aus diesem Grund beauftragte das Galvanikunternehmen seinen ERP-Anbieter, die Karlsruher Softec GmbH, mit dem Ausbau des bereits vorhandenen Systems um eine Lösung zur mobilen Auftragserfassung. Mit den Kunden wurde vereinbart, die Behälteretiketten so mit Barcodes zu versehen, dass alle relevanten Auftragdetails zur Auftragserfassung zur Verfügung stehen.
Im Zentrum der neuen mobilen Auftragserfassung steht das Einscannen des auf dem Kundenlieferschein abgedruckten Barcodes durch ein mobiles Endgerät. Zum Einsatz kam mit dem HT680 von Unitech ein robustes, in Versand und Transport vielfach verwendetes Handheld zur mobilen Datenerfassung. Systemtechnisch auf die Anforderungen von Pentz & Gerdes vorbereitet wurde das Handheld von der auf automatische Datenerfassungssysteme spezialisierten BARCODAT GmbH. Im Scanvorgang werden die für den Auftrag relevanten Daten automatisch erfasst. Ein Mitarbeiter kann so innerhalb weniger Minuten eine Vielzahl an Wareneingängen aufnehmen. Über eine Docking-Station werden die erfassten Daten direkt an OMNITEC übermittelt.
Damit ist der Wareneingang schon abgeschlossen, denn das ERP-System legt die Kundenaufträge nun automatisch an und erstellt die für die Fertigung erforderlichen Betriebsaufträge. Mit dem ausgedruckten Betriebsauftrag kann die Fertigung beginnen.
Pentz & Gerdes konnte seit Einführung der mobilen Auftragserfassung allein im Wareneingang 40 Prozent Bearbeitungszeit einsparen. Auch Erfassungs- und Übertragungsfehler werden von Anfang an vermieden. Das Einscannen der Barcodes nehme den Mitarbeitern die Aufgaben ab, die zeitraubend und fehleranfällig seien, fasst Lauterfeld zusammen. Die Begeisterung über den Zuwachs an Effizienz war so groß, dass sich Pentz & Gerdes entschied, die in der Standardversion von OMNITEC bereits vorhandene Möglichkeit zur automatisierten Erstellung von Ausgangslieferscheinen ebenfalls zu nutzen. Denn auch im Warenausgang war die manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen als Zeitfresser schnell identifiziert.
Hierbei werden die Barcodes auf den inzwischen abgearbeiteten Betriebsaufträgen eingescannt. Auf Knopfdruck erstellt das ERP-System daraufhin nach Kunden gruppierte Sammellieferscheine. Wenn gewünscht, kann bei Teillieferungen die Liefermenge entsprechend geändert werden. Auch im Warenausgang hat die Umstellung eine klare zusätzliche Zeitersparnis gebracht, wie der Logistikleiter von Pentz & Gerdes zufrieden feststellen konnte. Es sei ihm schon seit längerem ein Dorn im Auge gewesen, dass einige der großen Stammkunden bereits mit Barcodes arbeiteten, das eigene Unternehmen diese Form des Informationstransfers aber nicht nutzte. Dass in der mobilen Datenerfassung ein so erhebliches Optimierungspotenzial steckt, habe ihn dann aber doch überrascht.
erschienen in: Galvanotechnik 02/2012