Rechnungen werden auch heute noch oft per Post verschickt. Und das kostet Geld. Für jede einzelne Rechnung. Wie Sie diese Kosten durch eine E-Mail-Anbindung sparen und gleichzeitig noch Ihre Kunden entlasten können, erfahren Sie hier.
Wie viel eingespart wird, hängt natürlich von der Menge der verschickten Rechnungen und von den Portokosten ab. Aktuell betragen diese für einen Standardbrief 0,80 €. Das ist für eine Rechnung kein hoher Betrag, summiert sich aber schnell, wie ein Beispiel zeigt:
Einer unserer Kunden, der die E-Mail-Anbindung in OMNITEC einsetzt, ist eine Galvanik mit rund 70 Mitarbeitern, die im Durchschnitt 20 Rechnungen am Tag verschickt. So spart das Unternehmen etwa 4000 Euro pro Jahr – allein durch das wegfallende Porto!
In der folgenden Tabelle sind einige Beispiele aufgeführt, welche Einsparungen Sie beim Porto abhängig von der Rechnungsmenge im Jahr erzielen können.
Hinzu kommt die Zeit, die ein Mitarbeiter beim Verschicken der Rechnung investieren muss, sowie Papier- und Druckkosten. Eine E-Mail-Anbindung kann also insgesamt einen wesentlichen Anteil am Return of Invest für anfallende Projektkosten beitragen.
Auch für viele Ihrer Kunden ist heute der Versand von Rechnungen per Mail unkomplizierter, vor allem wenn sie selbst digital arbeiten. Papierrechnungen bedeuten in diesem Fall nur zusätzliche Arbeitsschritte: Eine Rechnung kommt per Post beim Kunden an, ein Mitarbeiter scannt die Rechnung und legt sie im System ab. Die Papierrechnung landet daraufhin schnell im Müll.
Umstieg auf eine E-Mail-Anbindung
Mit der E-Mail-Anbindung in OMNITEC können Sie nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine und Angebote per PDF an Ihre Kunden verschicken. Dabei helfen Schlagworte, den richtigen Ansprechpartner für die entsprechenden Dokumente zu finden. So kann beispielsweise hinterlegt werden, an welche E-Mail-Adresse Lieferscheine verschickt werden sollen.
Wenn bisher Rechnungen per Post verschickt wurden, sind vielleicht nicht für jeden Kunden E-Mail-Adressen hinterlegt. Bei jedem Kunden individuell nachzufragen ist zeitaufwendig. Deshalb ermöglicht OMNITEC, passende Textbausteine in Dokumente einzubauen. Das bedeutet, Standard-Dokumenten wie Angeboten und Lieferscheinen können direkt auf die Einführung der E-Mail-Anbindung verweisen. So sammeln sich in OMNITEC innerhalb kurzer Zeit die E-Mail-Adressen; einem Umstieg steht dann nichts mehr im Weg. Ihre Kunden erhalten wichtige Dokumente schneller und Sie sparen sich die diversen Kosten durch Papierrechnungen. Alles läuft digital ab.