Ein speziell auf die Branche zugeschnittenes ERP-System ermöglicht bei dem Oberflächenbeschichter Ebbtec eine schnelle Bearbeitung anstehender Aufträge. Wichtig für eine einfache Einführung sowie einen reibungslosen Betrieb ist ein vertrauenswürdiger und flexibler Software-Partner.
Erschienen in JOT Journal für Oberflächentechnik 07/2010
Die Ebbtec GmbH aus Solingen bietet ein umfangreiches Beschichtungsspektrum aus Nasslackierung, Pulverbeschichtung sowie KTL und kombinierten Beschichtungsverfahren. Die Vielseitigkeit des Angebotes spiegelt sich in der Kundenstruktur wider. Diese kommen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, der Elektrotechnik, aus dem Bereich der Land- und Baumaschinen, der Fördertechnik und aus der Automotive- und deren Zulieferbranche. Ehemalige Mitarbeiter und Fachleute aus der Branche gründeten aus der insolvent gegangenen Firma Ebbinghaus heraus Anfang des Jahres dies neue Unternehmen. Diese besondere Geschäftssituation erforderte eine zielgerichtete Software-Lösung, um die Aufträge schnell und ohne Aufwand abzuwickeln.
Software bildet Anforderungen des Beschichters ab
Es stellte sich schnell heraus, dass Ebbtec mit Word und Excel der Situation nicht Herr werden wurde. Die Mitarbeiter konnten keine Rechnungen schreiben, denn sie waren in erster Linie Techniker. Die Verwaltung und der kaufmännische Bereich mussten erst wieder aufgebaut werden. Als sich die Frage stellte, welcher Branchensoftware-Anbieter der Richtige für Ebbtec ist, kam die Softec AG auf den Plan. Positive Mund-zu-Mund-Propaganda von gleich mehreren Seiten gepaart mit einem realistischen Angebot überzeugte den Oberflächenveredler schnell.
Die seit über 20 Jahren am Markt erfolgreiche Softec AG verfügt über tiefe und praxisnahe Branchenerfahrung. Diese Erfahrungen spiegeln sich auch in der Standard-Software Omnitec wider. Diese Software-Lösung bildet die Anforderungen des neugegründeten Unternehmens bereits in der Standardausführung ab. Das Betriebsführungssystem Omnitec umfasst alle klassischen Bereiche: Auftragsabwicklung, Qualitätssicherung, Fertigungsplanung, Lagerverwaltung und Betriebsdatenerfassung. Der Anwender findet sich durch die Branchenprägung sofort im System wieder. Das System wurde mehr als hundert Mal bei Pulverbeschichtern und in Galvanik-Betrieben verschiedenster Unternehmensgröße installiert und hat dabei seine Transparenz, Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit unter Beweis gestellt.
In einem kurzfristig anberaumten Workshop erfolgte die Konfiguration des Systems für Ebbtec. Zum Leistungsspektrum gehörte auch der Service, die Unterstützung bei der Implementierung und die Schulung der involvierten Mitarbeiter. Von der Präsentation des Systems bis zur Inbetriebnahme vergingen keine sechs Wochen.
Ebbtec wählte neben dem Basispaket „Auftragsabwicklung“ die Zusatzmodule „Qualitätssicherung“ und „Prüfmittelverwaltung“. Der Betriebsablauf ist durch den Einsatz von Barcodes fast vollständig automatisiert. Manuelle Eingaben sind nur beim Erfassen der Stammdaten und bei der Eingabe der Auftragsdaten erforderlich. Die komplette interne Logistik, die Qualitätssicherung sowie die Erstellung von Lieferscheinen und später Ladelisten und Speditionspapieren erfolgt mittels Barcode-Unterstützung. Manuelle Eingaben sind nur in Sonderfällen notwendig.
Bei Auftragsanlage wird für jeden Anlieferbehälter ein Etikett ausgedruckt. Dieses ermöglicht die durchgängige Identifikation und Rückverfolgbarkeit der Ware. Später werden diese Barcodes zum Erstellen der Lieferscheine verwendet. Verlässt die Ware das Haus, können wahlweise die Barcodes der Behälteretiketten oder der Lieferscheine zum Erstellen der Speditionspapiere herangezogen werden. Da ein drahtloser Barcode-Scanner mit Bluetooth-Technologie eingesetzt wird, können sich die Mitarbeiter dabei völlig frei bewegen. Die Fakturierung erfolgt auf Wunsch automatisch. Die Erlöse werden auf Knopfdruck ins FiBu-System übertragen.
Unterstützung bei der Qualitätssicherung
Die Übertragung von Messwerten für die Qualitätssicherung während der Produktion oder bei der Endkontrolle erfolgt durch die integrierte Messgeräte-Schnittstelle. Die Prüfungsergebnisse werden dauerhaft gespeichert. Bei Bedarf wird automatisch zum Zeitpunkt der Lieferscheinerstellung ein Prüfprotokoll ausgegeben.
Alle Kundenpapiere können wahlweise im hauseigenen Drucklayout oder nach DIN ausgegeben werden. Die Einstellung dazu wird im Kundenstamm einmalig pro Kunde hinterlegt. Bei der Auftragsabwicklung werden so, ohne dass der Anwender dies bedenken und eingreifen muss, stets die passenden Papiere ausgegeben.
Die reibungslose Einführung des Betriebsführungssystems mit seiner integrierten QS-Lösung war darüber hinaus Grundlage für die umgehende Zertifizierung des Unternehmens nach ISO 9001 des TÜV Rheinlands im März 2010. Dies lieferte einen schönen Beweis dafür, wie wichtig eine funktionale, branchennahe IT-Umgebung bereits schon in der Gründungsphase eines Unternehmens ist.
Wichtige Vertrauensbasis
Der erfolgreiche Einsatz einer ERP-Software hängt von mehreren Faktoren ab: Im ersten Schritt muss die Lösung passen, zudem muss der Service stimmen. Ganz wesentlich sind aber auch das gegenseitige Vertrauen zwischen den Anwendern und dem Lösungsanbieter sowie der partnerschaftliche Umgang miteinander. Wenn die Chemie stimmt, ist die Freude über die erfolgreiche Zusammenarbeit ein zusätzlicher Motivationsfaktor.
Die Autoren:
Andrea Will, Ebbtec GmbH Oberflächenbeschichtung, Solingen, Tel. 0212 70 08–0, info@ebbtec.de, www.ebbtec.de;
Susanne Price, Softec AG, Karlsruhe, Tel. 0721 94361-0, info@softec-ag.de, www.softec-ag.de