Als Zulieferer für Großkonzerne können sich Lohngalvaniken dem Elektronischen Datenaustausch (EDI) kaum entziehen. Außerdem birgt EDI klare Chancen: Mit der richtigen IT-Infrastruktur profitieren Unternehmen von deutlich gesteigerter Bearbeitungsgeschwindigkeit, reduziertem Fehlerrisiko und hoher Effizienz.
Großunternehmen haben ihre Geschäftsprozesse schon seit Jahren auf EDI umgestellt und damit erhebliche Rationalisierungen erzielt. Ihr Ziel ist es, den elektronischen Austausch von Daten sukzessive in allen Geschäftsbereichen und mit so vielen Geschäftspartnern wie möglich zu realisieren. Von ihren Zulieferern fordern sie eine EDI-Implementierung und geben klare Vorgaben, wie diese auszusehen hat.
Grundvoraussetzung IT-Infrastruktur
Voraussetzung für eine erfolgreiche EDI-Nutzung ist eine geeignete IT-Infrastruktur. Wenn das eigene ERP-System nicht über eine entsprechende EDI-Schnittstelle verfügt, profitieren Lohnbeschichter in der Tat nicht vom elektronischen Datenaustausch. Zwar stehen für die Übertragung zum Kunden auch Internet-Portale zur Verfügung, auf denen das Galvanikunternehmen zum Beispiel seine Lieferscheindaten erfassen muss. Dies generiert aber unnötige Mehrarbeit, denn so wird der komplette Lieferschein quasi ein zweites Mal erstellt.
Sobald der Datenaustausch per EDI-Schnittstelle direkt aus der ERP-Lösung heraus stattfinden kann, stellt sich die Situation anders dar. Die entscheidenden Vorteile von EDI – die Geschwindigkeit der elektronischen Übertragung von Daten sowie deren direkte Weiterverwendung – kommen dann auch für die Lohngalvanik voll zum Tragen.
Geht vom Kunden beispielsweise per EDI eine Bestellung ein, landen alle Daten direkt im ERP-System an der dafür vorgesehenen Stelle. Auf den Eingang der Daten schließen sich ohne Zeitverlust Folgeprozesse an. So können beispielsweise Daten automatisiert, validiert oder Lagerbestände geprüft werden. Die Auftragsanlage ist damit schon erledigt, da alle notwendigen Informationen bereits im System vorliegen und nicht mehr erfasst werden müssen. Betriebsaufträge liegen bereits ausgedruckt vor, wenn der LKW auf den Hof fährt. Die Ware ist von Beginn an eindeutig identifiziert.
Den durch EDI entstandenen Zeitgewinn veranschaulicht eine einfache Rechnung: Bei 30.000 eingehenden Auftragspositionen für einen Kunden pro Jahr und einer durchschnittlichen Dauer des gesamten Bearbeitungsvorgangs von zwei Minuten ohne EDI entsteht in der Auftragsabwicklung für die reine Datenerfassung ein Zeitbedarf von 500 Stunden. Mit EDI entfallen diese komplett. Die Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung gewinnen Zeit für andere, qualifizierte Tätigkeiten und der Auftrag gelangt schneller in die Produktion. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels stellt die Entlastung qualifizierter Mitarbeiter von Routinetätigkeiten ein wichtiges Argument dar.
Ein weiterer Vorteil von EDI lässt sich an diesem Beispiel ebenfalls gut verdeutlichen, denn auch Fehler bei der manuellen Datenerfassung werden vermieden. Selbst wenn man bei 30.000 Auftragspositionen pro Jahr von einer Fehlerquote von nur einem Prozent ausgeht, würden sich daraus 300 falsch eingegebene Auftragspositionen und ein erheblicher Nacharbeitsaufwand, gegebenenfalls mit schwerwiegenden Folgen in der Produktion ergeben.
Tipps zur EDI-Einführung
Wie bei allen IT-Projekten ist auch bei der Einführung einer EDI-Lösung die richtige Planung entscheidend. Hier sollten die technischen Anforderungen des Kunden frühzeitig abgefragt werden:
Welche Geschäftsvorfälle sollen elektronisch abgewickelt werden? Für beide Seiten ergibt sich der größte Rationalisierungseffekt, wenn möglichst viele Prozesse über EDI abgebildet werden. Werden alle Bestellungen, Anlieferavise, Auftragsbestätigungen, Bestelländerungen, Artikelstammdaten und -bilder, Lieferabrufe, Lieferavise inkl. Packmittelnummern und Lieferscheindaten, Rechnungen und Gutschriften mit einem Kunden elektronisch übermittelt, sind die Zeiteinsparungen und Automatisierungsmöglichkeiten besonders lohnenswert.
Die für EDI möglichen Übertragungswege und Datenformate sind vielfältig und häufig vom Kunden vorgegeben bzw. erwünscht. Meist kommen als Übertragungsweg SFTP, OFTP2 oder E-Mail zum Einsatz, für Datenformate gelten EDIFACT, IDOC XML, Opentrans XML, VDA in verschiedenen Ausprägungen als Standards. Die Möglichkeiten sind aber breit gefächert. Deshalb lohnt es sich, sich von seinem ERP-Anbieter hinsichtlich der bestmöglichen EDI-Anbindung beraten zu lassen und gemeinsam mit dem Kunden Übertragungsweg und Datenformat festzulegen.
Dabei ist das Mapping der Kundendaten auf das Datenmanagement im ERP-System des Galvanikunternehmens entscheidend. Unter Mapping ist der Prozess zu verstehen, mit dem Daten strukturiert zwischen zwei verschiedenen Datenmodellen übertragen werden. Über das Datenmapping wird sichergestellt, dass die übertragenen Daten zielgenau an den Stellen im ERP-Programm des Oberflächenveredlers landen, von denen aus sie ohne weiteren Aufwand weiterverwendet werden können. Von daher ist das Datenmapping das eigentliche Kernstück im Rationalisierungsprozess. Ist ein Mapping einmal eingerichtet, läuft der elektronische Datenaustausch dauerhaft stabil – mit den oben genannten Vorteilen für beide Seiten.
Die Karlsruher Softec GmbH hat EDI-Anbindungen an ihre ERP-Lösung OMNITEC vielfach realisiert – mit erstaunlichen Ergebnissen. „Unsere Kunden profitieren in erster Linie von einem enormen Zeitgewinn“, erläutert Vorstandsvorsitzender Michael Hellmuth. „Es bleibt ihnen dadurch mehr Zeit für ihr Hauptgeschäft, die Fertigung.“ Aber auch die Einheitlichkeit, Vollständigkeit und sofortige Verfügbarkeit der Daten im System erleichtern die Arbeit, sorgen für schnelle Auskunftsfähigkeit und reduzieren das Risiko der Verwendung fehlerhafter oder nicht nachvollziehbarer Informationen auf ein Minimum. EDI – richtig eingeführt – lohnt sich.
Veröffentlicht in Galvanobrief 1/2017