Die Abkürzung ZUGFeRD liest sich deutlich besser als der eigentliche Name für das damit bezeichnete Format: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Lesbarkeit spielt insgesamt für das Format eine große Rolle. ZUGFeRD-Rechnungen sind für Menschen lesbar und können gleichzeitig von Maschinen ausgelesen und verarbeitet werden.
Was ist das Ziel von ZUGFeRD?
Grundsätzlich sollen mit dem neuen Format Rechnungen effizienter ausgetauscht und vor allem elektronisch verarbeitet werden. Dieser Austausch soll sowohl zwischen Unternehmen stattfinden als auch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Durch die elektronische Verarbeitung sollen Porto- und Materialkosten gespart werden. Gleichzeitig sorgt die Automatisierung des Prozesses für einen effizienteren Ablauf: Rechnungen gelangen schneller zu Kunden und können dort einfacher verarbeitet werden; Übertragungsfehler werden effektiv vermieden.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Um die Rechnung für Mensch und Maschine lesbar zu machen, besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Teilen. Der für den Menschen sichtbare Teil wird in PDF/A-3 dargestellt. Die maschinenlesbaren Daten werden an das PDF eingebettet und sind im XML-Format angehängt. Für eine Rechnung wird deshalb nur eine PDF-Datei verschickt, in der beide Datensätze integriert sind.
In OMNITEC können diese PDF-Dateien per E-Mail an Kunden verschickt werden. Rechnungen werden so durch ZUGFeRD direkt validiert und können automatisch in Überweisungsformulare übernommen werden.
(Photo by Chris Karidis on Unsplash)