Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 zugestimmt hat. Aufgrund des erwarteten hohen Umsetzungsaufwands gibt es Übergangsregelungen bis 2027.

Definition und Anforderungen

Eine elektronische Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen.

Beispiele für konforme Formate sind die Xrechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Der Hauptunterschied zwischen diesen Formaten liegt in ihrer Herangehensweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, während Xrechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt. Die Wahl zwischen diesen Standards hängt von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens ab.

Wichtig: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Verbände bestätigt, dass ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 konform ist.

Übermittlungsweg

Die neue gesetzliche Regelung macht keine Vorgaben zum Übermittlungsweg elektronischer Rechnungen. Daher ist es zulässig, elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte reine PDF-Rechnung gilt (demnach) ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Unterstützung durch OMNITEC

OMNITEC unterstützt die elektronische Rechnungsstellung für Ausgangsrechnungen im folgenden Format:

Ab OMNITEC V19
ZUGFeRD Version 2.2 (=Factur-X): EN16931 (Standardprofil)

Voraussetzungen für den Versand von elektronischen Rechnungen sind:

OMNITEC V19
E-Mail-Versand
ZUGFeRD 2.2

Zeitplan für die Verpflichtung zur E-Rechnung

Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025. Aufgrund des erwarteten hohen Umsetzungsaufwands gibt es Übergangsregelungen bis 2027.

Übergangsfristen für die E-Rechnung im B2B-Bereich

	2025	2026	2027	2028
Papierrechnungen, sonstige digitale Rechnungen (PDF, JPG, …) mit Zustimmung des Empfängers	ja	ja	nein	nein
Papierrechnungen, sonstige digitale Rechnungen (PDF, JPG, …), mit Zustimmung des Empfängers und der Vorjahresumsatz ist < 800.000 Euro	ja	ja	ja	nein
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers *	ja	ja	ja	nein
e-Rechnung (konform zu EN 16931)	ja	ja	ja	ja

*Anmerkung: in diesem Fall muss der Empfänger aus diesen Daten die EN16931 erfüllen können. Die Pflicht, die Daten in dieses Format zu transformieren, liegt hierbei beim Empfänger.

Wichtig: Das bedeutet Sie können bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen versenden. Darüber hinaus können Sie mit Zustimmung Ihrer Kunden ebenfalls bis Ende 2026 weiterhin digitale Rechnungen auf dem bisherigen Weg versenden (beispielsweise per Mail als PDF).