Digitale Lösungen werden auch bei Oberflächenveredlern immer gefragter. Als Spezialist für die Oberflächenbranche hat die Softec GmbH einen effizienteren Warenausgang entwickelt, der auf einer Kombination von ERP-Software und mobilen Geräten basiert. Gemeinsam mit Anwendern aus der Branche wurden Prozessschritte identifiziert, die Optimierungspotenzial bieten. Der digitale Warenausgang entsteht durch eine Ladelisten-App, automatische Lieferbereitmeldungen und spezielle Freigaberegeln bei Reklamationen.
Die Omnitec Ladelisten-App wird in den Verlade-Prozess von fertigen Aufträgen integriert. Mit einem Barcodescanner werden Betriebsaufträge gescannt und damit automatisch die Erstellung und der Druck der Ladeliste bzw. des Lieferscheins ausgelöst. So werden Übertragungsfehler vermieden und alle Daten sind ohne Zeitverzögerung im ERP-System.
Dass Waren zur Lieferung bereitstehen, muss an Kunden kommuniziert werden – und das möglichst zeitnah. Üblich sind dafür telefonische Gespräche. Das bedeutet für beide Seiten Zeit- und Planungsaufwand. Außerdem kann es vorkommen, dass geplante Gespräche verschoben werden müssen oder vergessen werden. Deshalb sollten Kunden umgehend über lieferbereite Ware informiert werden. Dafür koppelt Omnitec eine entsprechende Mitteilung direkt an die Lieferscheinerstellung. Nachdem das ERP-System mit Hilfe der App den Lieferschein erstellt hat, wird eine automatische Lieferbereitmeldung generiert. Diese schickt den Lieferschein als PDF an die E-Mail-Adresse des Kunden. So wissen Kunden immer sofort Bescheid, wenn ihre Ware lieferbar ist. Das erhöht außerdem die Prozesssicherheit: Kein Auftrag kann einfach vergessen werden.
Absicherung bei reklamierten Aufträgen
Prozesssicherheit spielt bei Reklamationen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Jedes Unternehmen versucht seine Reklamationsquote niedrig zu halten. Wenn dann doch eine Reklamation gemeldet wird, ist es besonders wichtig, dass es beim selben Auftrag nicht erneut zu einer Reklamation kommt. Vor der Auslieferung dient eine zusätzliche Überprüfung durch einen QM-Beauftragten oder den Betriebsleiter als Absicherung. Im Gespräch mit diversen Aluminiumbeschichtern ergab sich jedoch, dass dies oftmals nur in der Theorie funktioniert. Stattdessen gibt es immer wieder den Fall, dass eine Überprüfung nicht mehr stattfinden kann, weil die Ware bereits verladen und der LKW schon weggefahren ist.
Damit die Überprüfung standardmäßig in den Prozess für reklamierte Aufträge eingebunden wird, können betroffene Aufträge in Omnitec gesperrt werden. So kann die Lieferung zwar erstellt, aber weder gebucht, noch der Lieferschein gedruckt werden. Dies wird erst dann möglich, wenn ein Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen die Sperrung aufhebt. Außerdem erhält der zuständige QM-Beauftragte oder Betriebsleiter eine automatische Benachrichtigung per Mail, wenn ein reklamierter Auftrag zur Auslieferung freigegeben werden muss. Diese Maßnahmen garantieren, dass reklamierte Aufträge erst nach nochmaliger Freigabe – also nie ungesehen – den Betrieb verlassen.
Durch die effiziente Vernetzung der einzelnen Elemente entsteht ein digitaler Warenausgang. Kunden profitieren von schnellen Informationen zu ihren Lieferungen, Fehler werden minimiert und für Mitarbeiter vereinfacht sich die Lieferscheinerstellung.